Kebijakan Vendor

Kebijakan Umum Vendor

PT Gas Pipeline Indonesia

1. PT Gas Pipeline Indonesia mengutamakan pengadaan secara langsung ke pabrikan, distributor resmi atau agen tunggal dan menghindari penggunaan perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
2. Vendor yang berpartisipasi dalam proses pengadaan barang atau jasa di PT Gas Pipeline Indonesia diwajibkan memenuhi persyaratan yaitu sebagai berikut:
   1. Memiliki keahlian, pengalaman dan kemampuan teknis dan manajemen sesuai bidang usahanya.
   2. Memiliki resources (fasilitas, SDM, alat produksi, dan resource lain) yang sesuai dengan kategori bidang usahanya dalam menunjang kegiatan operasional.
   3. Diutamakan berbadan hukum.
   4. Tidak sedang dikenakan sanksi hukum atau terlibat kasus hukum yang dapat berdampak pada kegagalan operasional PT Gas Pipeline Indonesia.
3. Vendor wajib tunduk pada peraturan dan persyaratan yang berlaku di Indonesia serta di lingkungan PT Gas Pipeline Indonesia yang berhubungan dengan pengadaan barang / jasa.
4. Vendor yang belum memiliki User e-Procurement PT Gas Pipeline Indonesia wajib melakukan pendaftaran dengan cara:
   1. Mendaftarkan perusahaan dengan mengisi formulir registrasi yang disediakan pada halaman registrasi.
   2. Mengaktifkan User Id yang dikirimkan otomatis dari sistem e-Procurement ke alamat email perusahaan yang didaftarkan.
   3. Melengkapi seluruh isian data Administasi beserta lampiran dokumen Perusahaan yang dibutuhkan.
   4. Mengunggah dokumen Syarat dan Ketentuan yang di tanda tangani oleh Direktur Perusahaan.
   5. Melakukan perbaikan dokumen atas hasil reviu yang diberikan oleh unit kerja Procurement PT Gas Pipeline Indonesia.
5. Status vendor atau hasil dari verifikasi administrasi akan diberikan dalam jangka waktu 5 (lima) hari kerja setelah seluruh dokumen Administrasi diterima dan dinyatakan lengkap tanpa revisi oleh unit kerja Procurement PT Gas Pipeline Indonesia.
6. PT Gas Pipeline Indonesia menetapkan Approved Vendor List (“AVL”) yang akan digunakan dalam pengadaan rutin dan non bidding. Vendor dalam AVL merupakan Vendor yang telah dinyatakan lulus proses evaluasi yang dilakukan oleh PT Gas Pipeline Indonesia.
7. Vendor yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai AVL wajib memenuhi seluruh ketentuan pendaftaran yang dipersyaratkan PT Gas Pipeline Indonesia, untuk selanjutnya dilakukan evaluasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT Gas Pipeline Indonesia.
8. Setiap vendor dapat maksimal pada 2 (dua) jenis klasifikasi dan maksimal 3 (tiga) sub bidang usaha untuk setiap jenis klasifikasi.
9. Dalam upaya mendorong peningkatan kinerja Vendor, PT Gas Pipeline Indonesia menetapkan Sistem Penilaian Kinerja Vendor untuk memastikan mutu dan juga perbaikan berkelanjutan. Hasil evaluasi kinerja Vendor akan menjadi dasar dalam penetapan reward dan punishment serta penilaian keberadaan Vendor dalam AVL.
10. PT Gas Pipeline Indonesia berhak mengakhiri status vendor pada AVL apabila:
    1. Vendor bertindak sebagai broker atau perantara yang tidak memberikan nilai tambah.
    2. Vendor mengundurkan diri secara tertulis dengan mengirimkan surat pengunduran diri dari daftar Vendor yang ditujukan ke Unit Kerja Procurement PT Gas Pipeline Indonesia.
    3. Melakukan pelanggaran atas ketentuan sebagaimana yang telah ditetapkan di lingkungan pengadaan PT Gas Pipeline Indonesia.
    4. Tidak aktif berpartisipasi dalam pengadaan di PT Gas Pipeline Indonesia.
    5. Penilaian kinerja di bawah standard PT Gas Pipeline Indonesia secara berulang atau mengakibatkan kerugian dan terganggunya kegiatan operasional PT Gas Pipeline Indonesia.
    6. Adanya perubahan atau penyesuaian jenis bidang usaha yang dikelola dalam AVL.
11. Vendor yang menyalahi aturan akan diberikan sanksi sesuai kategori, sebagai berikut:

    A. Daftar Merah (Red List)

    Kriteria Penetapan:

    1. Menyediakan barang atau jasa yang tidak memenuhi spesifikasi.
    2. Menolak untuk mengirimkan barang setelah ditetapkan sebagai pemenang.
    3. Menetapkan tugas utama kepada pihak lain tanpa seizin Perusahaan.
    4. Tidak menyelesaikan pekerjaan dan tidak membayar denda sesuai dengan perjanjian.

    Sanksi:

    • Vendor tidak diperbolehkan untuk mengikuti proses pengadaan dengan sebanyak dua (2) kali.

    B. Kategori Hitam (Black List)

    Perusahaan menentukan status blacklist kepada vendor yang melakukan tindakan yang dapat merugikan kepentingan perusahaan.

    Kriteria Penetapan:

    1. Terlibat dalam korupsi atau konspirasi dalam penentuan harga di antara peserta atau dari karyawan Perusahaan.
    2. Melakukan penyogokan terhadap karyawan Perusahaan.
    3. Pemalsuan dokumen atau memanipulasi data.
    4. Menyediakan barang palsu yang dapat dibuktikan melalui pernyataan dari otoritas yang kompeten / pabrik / penjual.
    5. Tidak mampu menyediakan barang dan jasa sesuai dengan kontrak dan berujung konsekuensi yang fatal terhadap operasional Perusahaan.
    6. Terlibat dalam tindak pidana melanggar hukum yang dinyatakan oleh otoritas yang kompeten.
    7. Penyalahgunaan dokumen dengan maksud apapun yang tidak berkaitan dengan keikutsertaan dalam proses pengadaan dan atau proses kerja, tanpa seizin Perusahaan.
    8. Mempublikasikan isu tidak benar yang tidak bisa dibuktikan secara hukum dan berdampak negatif kepada Perusahaan.

    Sanksi:

    • Perusahaan melarang vendor yang ada dalam blacklist untuk ikut serta dalam kegiatan pengadaan di Perusahaan.
    • Perusahaan berhak untuk mengumumkan status blacklist dalam situs pengadaan elektronik Perusahaan.
12. Vendor yang telah menjadi Approved Vendor List (AVL) atau Shortlist dari PT Gas Pipeline Indonesia dapat melakukan perubahan atau update data sebelum waktu pelaksanaan pengadaan. Saat waktu pelaksanaan pengadaan dimulai, seluruh data Administrasi perusahaan yang terdapat dalam portal E-Procurement dianggap benar dan vendor tidak dapat melakukan perubahan data Administrasi.